AVG: voorjaarsschoonmaak voor uw personeelsdossiers!

oude-dossiers

Gebruik dit voorjaar om uw personeelsdossiers op te ruimen. De nieuwe privacywet gaat op 25 mei in en veel dossiers voldoen nog niet. Menig bedrijf heeft nog kasten met mappen waarin jarenlange dossiervorming zich heeft opgehoopt. Tijd om deze kasten uit te mesten!

Wat zegt de nieuwe privacywet?

De nieuwe privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is de opvolger van de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en gaat eind mei van kracht. De wet, ook wel bekend als de GDPR (General Data Protection Regulation), zal in alle lidstaten van de EU gelden en de boetes van de nieuwe Europese wetgeving kunnen hoog zijn.

Met de nieuwe wet is het voor organisaties niet meer toegestaan om zomaar persoonsgegevens op te slaan en te verwerken. Onderdeel hiervan is dat bedrijven onder andere zorgvuldiger met gegevens van de werknemers om moeten gaan. Er worden dan ook strengere eisen gesteld aan de inhoud van personeelsdossiers.

Hoe lang mag u bijvoorbeeld een kopie van een identiteitsbewijs van een sollicitant bewaren? Of van een medewerker die uit dienst is getreden? Mag u de verslagen van álle functioneringsgesprekken bewaren, of alleen de meest recente verslagen? Bevat het personeelsdossier van elke medewerker wel een loonbelastingverklaring? En stel dat een document van werknemer de Jongh per ongeluk in het dossier van collega de Jonge terechtkomt: is dat dan een datalek? En zo ja: waar moet u dat melden?

Kopieën van identiteitsbewijzen moeten vernietigd worden zodra een personeelslid uit dienst treedt. En de overige personeelsdocumenten moeten twee jaar na uitdiensttreding worden vernietigd, met uitzondering van documenten die een fiscale waarde hebben of van belang zijn voor de loonbelasting.
Maar ook van medewerkers die in dienst zijn en blijven, mag ook niet zomaar alles worden bewaard. Zo moeten loonbeslagen uit het dossier worden verwijderd zodra die niet meer van toepassing zijn, en mag alleen het laatste verslag van het functioneringsgesprek worden bewaard. Maar hoe bouw je als organisatie in dat laatste geval een dossier op over het functioneren van een medewerker? Bijvoorbeeld door in het verslag van elk nieuw functioneringsgesprek vast te leggen wat er in de vorige gesprekken is afgesproken.
En soms bevatten de dossiers geen documenten die er juist wél in zouden moeten zitten. Zoals een loonbelastingverklaring.

Automatisch een correct personeelsdossier?

Dus trek die dossierkast open en loop alle documenten na. Check daarbij ook de diverse stukken die verspreid door de organisatie digitaal zijn opgeslagen. En nu u toch bezig bent; voorkom deze voorjaarsschoonmaak in de toekomst door alles centraal op te slaan. Een digitaal systeem voor salaris- en personeelsadministratie is hierbij een praktische oplossing. Loonvisie beschikt met Nmbrs over een online applicatie waarin u altijd en overal in de cloud uw administratie kunt inzien. Door automatische koppelingen met diverse tools en organisaties is dubbele invoer verleden tijd. U kunt precies zien welke informatie wel en niet in het dossier opgeslagen is en kunt u meldingen ontvangen als het dossier niet meer voldoet. Dat scheelt u een hoop tijd en zorgen.

Wilt u weten of uw personeelsdossiers en organisatie voldoet aan de nieuwe privacywet? Of wilt u meer informatie over de mogelijkheden van digitale personeelsdossiers en salarisadministratie? Neem contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

< terug naar nieuwsoverzicht

  • Bel mij terug

    Heeft u een vraag? Vul onderstaande in en wij bellen u zo snel mogelijk terug.

  • Inschrijven nieuwsbrief

    Wilt u op de hoogte gehouden worden van het laatste nieuws, nieuwe blog posts of wijzigingen in wetgeving? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief
  • Disclaimer

    Loonvisie besteedt uiterste zorg aan de betrouwbaarheid en de actualiteit van de gegevens. Onjuistheden kunnen echter voorkomen. Loonvisie is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onjuistheden, problemen veroorzaakt door, of inherent aan het verspreiden van informatie via internet alsmede technische storingen.